Wat is Professioneel Communiceren?Communiceren kunnen we omschrijven als het, opzettelijk of onopzettelijk, zenden van een boodschap die een reactie oproept. Er is steeds een zender en een ontvanger. Het doel van communicatie is dan ook de ander op een of andere manier te beïnvloeden door informatie naar die ander te zenden. Elke vorm van communicatie heeft effect! Maar... heeft het ook het gewenste effect? Veel leidinggevenden gaan ervan uit dat praten hetzelfde is als professioneel communiceren. Niets is minder waar! Praten kunnen we allemaal, maar professioneel communiceren moeten de meeste managers (nog) leren.
Wat is Persoonlijke Effectiviteit?Persoonlijke Effectiviteit wordt gemeten aan de respons en die men op de ander heeft.
Professionele Communicatoren (PC) met hoge persoonlijke effectiviteit communiceren doelgericht en zij zijn open en helder over hun werkelijke bedoelingen. Ze zijn flexibel in de omgang, gaan contactvol met hun gesprekspartners om en laten een respectabele indruk achter. Mensen en zeker ambitieuze mensen willen d.m.v. professioneel communiceren en persoonlijke effectiviteit de impact van hun persoonlijke communicatie vergroten.
Wat zijn de belangrijkste principes van professioneel communiceren en persoonlijke effectiviteit?Volgens Patrick Lencioni zijn de 5 belangrijkste principes van professioneel communiceren en persoonlijke effectiviteit: 1e Kwetsbaar opstellen.Ze weten wat ze kunnen en wat ze niet kunnen. Ze geven aan én verwerven hulp waar ze dat nodig hebben i.p.v. dat ze doen alsof alles koek en ei is.
2e Noodzakelijke confrontaties aangaan.Ze streven naar echte harmonie i.p.v. kunstmatigheid. Ze willen geen korte termijn allemansvriend zijn maar streven naar lange termijn respect.
3e Commitment hebben.Ze lijnen hun persoonlijke waarden, normen en overtuigingen zo uit dat ze de hen functioneel gestelde doelen bereiken i.p.v. dat ze de organisatie proberen aan te passen aan hun behoeften.
4e Verantwoording nemen.Ze stellen zich afrekenbaar op. Ze vinden dat de kwaliteit van hun afdeling in iedere uitingsvorm de reflectie is van hun functioneren als leidinggevende. De resultaten rekenen ze hun medewerkers toe en de tekortkomingen rekenen ze zichzelf toe i.p.v. andersom.
5e Wel vrijwillig – niet vrijblijvend.Ze gaan ervan uit dat er geen ‘Free Lunch’ is. Ze vinden dat ze, omdat ze betaald worden, de verplichting hebben om samen met hun medewerkers de resultaten die de organisatie nodig heeft te bereiken i.p.v. dat ze hun eigen ego en status najagen.
Wat zijn de aspecten van effectieve interpersoonlijke communicatie?Effectieve interpersoonlijke communicatie valt uiteen in twee aspecten;
het non-verbale en het verbale aspect.
Non-verbaal communicerenNon-verbale communicatie is alle communicatie buiten de taal. Voorbeelden zijn lichaamshoudingen, gebaren, tekens, symbolen, gedragingen, etc.
Diverse uitingen samen zoals kledij, lichaamstaal en stemkwaliteit geven de persoonlijkheid van de zender weer. De persoonlijkheid van de zender is cruciaal in het proces van communiceren. Het versterkt of verhindert de boodschap. Een persoonlijkheid die enthousiasme, geloof en betrokkenheid uitstraalt, geeft een veel grotere motivatie om naar de boodschap te luisteren dan een persoonlijkheid die desinteresse en verveling uitstraalt.
De rol van non-verbale communicatie is het meest onderschatte deel van persoonlijke effectiviteit!
Non-verbale communicatie is namelijk een volledig onbewuste én directe uiting van de persoonlijke overtuigingen. Deze overtuigingen maken gedrag, en deze overtuigingen zijn een keuze. Gedrag is dus geen keuze en daarom verdampt er zo snel en zo veel van het geleerde gedrag na gedragsmatige trainingen.
Voor de meeste mensen geldt dat ze graag invloed (macht en controle) uitoefenen op de mensen in hun omgeving. Zeker ook in een gesprek. Echter de meeste mensn zijn weinig tot geheel niet getraind in optimaal non-verbaal communiceren.
Non-verbaal communiceren is alleen maar te leren door het te doen en te ervaren en daar (positief en soms confronterende) feedback over te ontvangen. De student komt dan in contact met zijn beperkende overtuigingen en staat dan voor de opgave deze overtuiging(en) zo aan te passen dat hij onbewust andere non-verbale signalen uitzendt. Vaak heeft hij bij het aanpassen van zijn overtuigingen hulp nodig. Het in kaart brengen van de beperkingen is zwaar en confronterend, zeker als er sprake is van een groot ego, een hoge status eis en zich niet kwetsbaar willen opstellen!
Verbaal communiceren. Communiceren d.m.v. taal is verbale communicatie. Taal is het meest frequent gebruikte communicatiemiddel en communiceren door middel van de taal (spraak) is persoonlijk en direct. De twee grootste struikelblokken in het aspect van effectief verbaal communiceren zijn het stellen van vragen en het geven van antwoorden.
Het stellen van vragen.
Welke vraag te stellen of welke reactie te geven en waarom uitgerekend deze vraag of deze reactie?
Mensen praten veel en vragen weinig. De ‘vragen’ die ze dan al stellen bestaan veelal uit slechts een 3-tal voorkeur ‘vragen’ die ze overal op los laten. De meest gestelde ‘vragen’ gaan over: 1. "Waarom?" 2. "Daar ben ik het niet mee eens, het is toch zus en zo?" en 4. "Ja-maar…?".
Deze vragen of reacties doorstaan de volgende kritische toets dan ook niet: "Is er evidentie die aangeeft dat het stellen van deze vraag of reactie zal bijdragen aan het bereiken van het gesprekdoel?" Deze mensen hebben dus een stevig tekort in hun arsenaal van te stellen vragen en te geven reacties.
Het geven van antwoorden
Antwoorden behoren de volgende kritische toets te doorstaan: "Is het antwoord een inhoudelijk logisch antwoord op de gestelde vraag?" Veel antwoorden die op vragen gegeven worden zijn wel antwoorden echter ze hebben geen logische relatie met de inhoud van de vraag. Met een logische relatie wordt bedoelt dat het onderwerp van de vraag terugkomt in het antwoord. Bijvoorbeeld: vraag; “Wie gaat de presentatie geven?” antwoord; “Degene die dit het best kan.” Dit is een antwoord, echter wie vraagt naar de naam van een persoon of de naam van een groep mensen.
Wat het ook lastig maakt is dat antwoorden in eerste instantie aan geven wat de toehoorder begrepen heeft dat er bedoeld wordt en dat hoeft helemaal niet hetzelfde te zijn als wat de vragensteller bedoelt! De vragensteller en de beantwoorder hebben dan ook de taak en de verantwoording er voor te zorgen dat zij vanuit hun begrip van communiceren hun taal zo aanpassen dat ze elkaar begrijpen.
Conclusie
Professioneel Communiceren en Persoonlijke Effectiviteit is te leren!Het vereist een stevige theoretische onderbouwing (studie), veel oefening met individuele en persoonlijke feedback van anderen (praktijk) en als belangrijkste de durf persoonlijke confrontatie(s) aan te gaan en daardoor te groeien (vorming).
| 
